SharePoint es una de las herramientas más potentes del ecosistema Microsoft para la gestión de información y colaboración empresarial. Este producto forma parte de Microsoft 365 y actúa como una plataforma centralizada para almacenar, organizar y compartir documentos y datos. Más allá de un simple repositorio de archivos, SharePoint permite crear sitios web internos para equipos, gestionar proyectos, crear listas personalizadas y automatizar flujos de trabajo.

Las listas de SharePoint funcionan como tablas de datos enfocadas a almacenar información. Permite a los usuarios organizar esa información de forma simultánea, es decir, varias personas pueden acceder y editar la misma lista.

Estas listas son personalizables, ya que permiten añadir distintos tipos de columnas para organizar la información de manera eficiente. Conocer todo lo que pueden hacer estas listas te ayudará a mejorar procesos, automatizar tareas, organizar mejor la información, etc. Te contamos 8 maneras de sacarles partido:

1. Automatización con Power Automate
2. Integración con Power Apps
3. Gestión avanzada de permisos
4. Análisis de datos con Power BI
5. Vistas personalizadas
6. Colaboración en tiempo real
7. Control de cambios
8. Integración con Teams y Outlook

Las listas de SharePoint son una excelente base para crear flujos de trabajo automatizados con Power Automate, otra herramienta de Microsoft. Por ejemplo, puedes programar que cada vez que un usuario actualice una lista, se envíe una notificación por correo electrónico o se cree una tarea en Microsoft Teams. Esto no solo ahorra tiempo, sino que asegura que los procesos se ejecuten de manera consistente.

Por ejemplo, puedes automatizar la aprobación de solicitudes internas, como vacaciones o compras, basándose en datos almacenados en una lista.

¿Necesitas que las listas sean más accesibles o personalizadas? Con Power Apps, puedes convertirlas en aplicaciones móviles o de escritorio totalmente personalizadas. Diseña interfaces visuales que se conecten con tus listas y que sean intuitivas para cualquier usuario, incluso aquellos que no están acostumbrados a trabajar directamente con SharePoint.

Por ejemplo, puedes crear una aplicación para que el equipo de ventas registre visitas comerciales, con los datos guardados automáticamente en una lista de SharePoint.

Las listas de SharePoint permiten configurar permisos muy detallados. Puedes establecer quién puede ver, editar o añadir información en cada lista o incluso en cada elemento. Esto es especialmente útil para mantener la confidencialidad de los datos o garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a información sensible.

Por ejemplo, puedes configurar una lista para que solo los gerentes puedan ver los reportes financieros, mientras que los empleados acceden únicamente a los datos de sus departamentos.

Si necesitas interpretar los datos almacenados en tus listas, Power BI es la herramienta ideal. Al conectar tus listas de SharePoint con Power BI, puedes crear informes visuales y dashboards dinámicos que faciliten la toma de decisiones en tiempo real.

Por ejemplo, te permite analizar el rendimiento de proyectos recopilando datos de seguimiento en listas y visualizándolos en un dashboard interactivo.

Las vistas personalizadas son clave para adaptar la experiencia de las listas a las necesidades de cada usuario o equipo. Puedes configurar diferentes vistas para que muestren únicamente las columnas relevantes, aplicar filtros y ordenar los datos según preferencias específicas.

Por ejemplo, podrías crear una vista que muestre solo las tareas pendientes asignadas a cada empleado en un proyecto, facilitando el seguimiento.

Las listas de SharePoint no solo almacenan información, sino que también facilitan la colaboración en tiempo real. Equipos de diferentes ubicaciones pueden añadir, editar o comentar elementos simultáneamente, lo que fomenta una comunicación más eficiente.

Por ejemplo, puedes gestionar un inventario compartido donde varios departamentos actualicen las cantidades disponibles en tiempo real.

Las listas de SharePoint tienen la opción de activar el control de versiones, lo que permite rastrear cambios y restaurar versiones anteriores en caso de errores. Esta funcionalidad es especialmente útil para auditorías o para corregir modificaciones accidentales.

Por ejemplo, te permite llevar un historial de modificaciones en una lista que gestiona contratos de clientes, asegurando la trazabilidad de los cambios.

Para maximizar la productividad, puedes conectar tus listas de SharePoint con Microsoft Teams y Outlook. Esto permite gestionar tareas, reuniones y correos electrónicos directamente desde estas herramientas, vinculándolos con los datos almacenados en las listas.

Por ejemplo, puedes asignar tareas directamente desde una lista en SharePoint y recibir notificaciones en Teams cuando se actualicen los estados

En Widigital, conocemos los entresijos de las listas de SharePoint, así que podemos ayudarte a:

• Configurar y personalizar tus listas para maximizar su utilidad.
• Integrarlas con herramientas como Power BI, Power Automate o Power Apps.
• Diseñar flujos de trabajo automatizados que ahorren tiempo y mejoren la eficiencia.
• Formar a tu equipo para que aproveche al máximo esta herramienta.

Transformamos las listas de SharePoint en una ventaja competitiva para tu negocio, permitiéndote gestionar tus datos de manera más inteligente y eficiente.